PRIVACYBELEID


De hierna opgesomde drie verenigingen, verder steeds benoemd als "de organiserende verenigingen", hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy:

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De organiserende verenigingen houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU richtlijn GDPR van 25 mei 2018).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval :

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als organiserende verenigingen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens hernomen op onze contactpagina.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de organiserende verenigingen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • om te kunnen inschrijven voor en deelnemen aan de activiteiten in het kader van SINT-HUBERTUSFEESTEN (uitvoering overeenkomst)
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (met uw toestemming)
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij uitsluitend de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en opslaan :

  • naam, voornaam, bedrijf
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mail adres
  • geboortedatum

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. We gebruiken de gegevens niet voor reclame- of marketingdoeleinden, buiten deze verbonden aan de organisatie van onze festiviteiten.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving (webhosting). Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij verstrekken uw gegevens onder geen enkel beding aan derden voor marketingdoeleinden. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De organiserende verenigingen bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet houden we uw gegevens maximaal bij zolang we jaarlijks de SINT-HUBERTUS FEESTEN organiseren. Wanneer u 5 jaar lang geen gebruikt meer hebt gemaakt van onze diensten, worden uw gegevens periodiek manueel gewist.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de organiserende verenigingen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. Zo worden paswoorden uitsluitend versleuteld bewaard in onze databanken. Niemand kan uw paswoorden inzien, ook de beheerders niet;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. U kan de gegevens die we van u bewaren zelf controleren en (indien nodig) corrigeren via inze inschrijvingsmodule. Wenst u uw gegevens te laten verwijderen, contacteer ons dan via de contactpagina van onze website.

Tevens kan u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacybeleid

De organiserende verenigingen kunnen hun privacybeleid wijzigen, om het te verbeteren of aan te passen aan de geldende nationale en Europese regelgevingen. Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website in de rubriek Nieuws. Oudere versies van ons privacybeleid worden automatisch opgeslagen in ons archief. Stuur ons een e-mail indien u deze wilt raadplegen.

De laatste wijziging gebeurde op 26 april 2018.